○公立大学法人長岡造形大学個人情報の保護に関する規程
(目的)
第1条 この規程は、公立大学法人長岡造形大学(以下「法人」という。)における個人情報の適切な管理に係る取り扱いについて、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)その他の法令又は別に定めるもののほか、必要な事項について定めることを目的とする。
(定義)
第2条 この規程の用語は、次に定めるもののほか、法及び個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号)で使用する用語の例による。
(1) この規程において「特定個人情報等」とは、個人番号及び個人番号と関連付けて管理される特定個人情報をいう。
(利用目的の特定)
第3条 個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定しなければならない。
2 利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。
(利用目的による制限)
第4条 あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。
2 他の個人情報取扱事業者から個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、取得前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱ってはならない。
3 前2項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(3) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
(不適正な利用の禁止)
第5条 違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用してはならない。
(適正な取得)
第6条 偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。
2 次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得してはならない。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(3) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
(取得に際しての利用目的の通知等)
第7条 個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面(電磁的記録を含む。以下この項において同じ。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。
3 利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。
4 前3項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
(1) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該個人情報取扱事業者の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
(3) 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
(4) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
(データ内容の正確性の確保等)
第8条 利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない。
(安全管理措置)
第9条 取り扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
(取り扱いの監督)
第10条 法人は、個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、取り扱う者に対して必要かつ適切な監督を行わなければならない。
(委託先の監督)
第11条 個人データの取り扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取り扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
(漏えい等の報告等)
第12条 取り扱う個人データの漏えい、滅失、毀損その他の個人データの安全の確保に係る事態であって個人の権利利益を害するおそれが大きいもの(以下、「漏えい等」という。)として次に定めるものが生じたときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該事態が生じた旨を個人情報保護委員会に報告しなければならない。
(1) 要配慮個人情報が含まれる個人データ(高度な暗号化その他の個人の権利利益を保護するために必要な措置を講じたものを除く。)の漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態
(2) 不正に利用されることにより財産的被害が生じるおそれがある個人データの漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態
(3) 不正の目的をもって行われたおそれがある個人データの漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態
(4) 個人データに係る本人の数が千人を超える漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態
2 前項に規定する場合には、本人に対し、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該事態が生じた旨を通知しなければならない。ただし、本人への通知が困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
(第三者提供の制限)
第13条 次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(3) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
(第三者提供に係る記録の作成等)
第14条 個人データを第三者に提供したときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該個人データを提供した年月日、当該第三者の氏名又は名称その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成しなければならない。
2 前項の記録を、当該記録を作成した日から3年間保存しなければならない。
(第三者提供を受ける際の確認等)
第15条 第三者から個人データの提供を受けるに際しては、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、次に掲げる事項の確認を行わなければならない。ただし、当該個人データの提供が第13条第1項各号に該当する場合は、この限りでない。
(1) 当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名
(2) 当該第三者による当該個人データの取得の経緯
2 第1項の規定による確認を行ったときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該個人データの提供を受けた年月日、当該確認に係る事項その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成しなければならない。
3 前項の記録を、当該記録を作成した日から3年間保存しなければならない。
(個人関連情報の第三者提供の制限等)
第16条 第三者が個人関連情報(個人関連情報データベース等を構成するものに限る。)を個人データとして取得することが想定されるときは、第13条第1項各号に掲げる場合を除くほか、次に掲げる事項について、あらかじめ個人情報保護委員会規則で定めるところにより確認することをしないで、当該個人関連情報を当該第三者に提供してはならない。
(1) 当該第三者が法人から個人関連情報の提供を受けて本人が識別される個人データとして取得することを認める旨の当該本人の同意が得られていること。
(2) 外国にある第三者への提供にあっては、前号の本人の同意を得ようとする場合において、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、当該外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報が当該本人に提供されていること。
(苦情の処理)
第17条 個人情報の取り扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
2 前項の目的を達成するために、必要な事項については総務委員会(以下「委員会」という。)で諮るものとする。
(仮名加工情報の作成等)
第18条 仮名加工情報(仮名加工情報データベース等を構成するものに限る。)を作成するときは、他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないようにするために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に従い、個人情報を加工しなければならない。
2 仮名加工情報を作成したとき、又は仮名加工情報及び当該仮名加工情報に係る削除情報等(仮名加工情報の作成に用いられた個人情報から削除された記述等及び個人識別符号並びに前項の規定により行われた加工の方法に関する情報をいう。)を取得したときは、削除情報等の漏えいを防止するために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に従い、削除情報等の安全管理のための措置を講じなければならない。
4 仮名加工情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を公表しなければならない。また、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について公表しなければならない。
5 仮名加工情報である個人データ及び削除情報等を利用する必要がなくなったときは、当該個人データ及び削除情報等を遅滞なく消去するよう努めなければならない。
7 仮名加工情報を取り扱うに当たっては、当該仮名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、当該仮名加工情報を他の情報と照合してはならない。
8 当該仮名加工情報に含まれる連絡先その他の情報を電話、FAX、電子メール、訪問など、連絡を取るために利用してはならない。
(仮名加工情報の第三者提供の制限等)
第19条 法令に基づく場合を除くほか、仮名加工情報(個人情報であるものを除く。)を第三者に提供してはならない。
(個人情報ファイル簿の作成及び公表)
第20条 法で定めるところにより、個人情報ファイル簿を作成し、公表しなければならない。
2 前項の規定は、次に掲げる個人情報ファイルについては、適用しない。
(1) 法第74条第2項第1号から第10号までに掲げる個人情報ファイル
(2) 前項の規定による公表に係る個人情報ファイルに記録されている記録情報の全部又は一部を記録した個人情報ファイルであって、その利用目的、記録項目及び記録範囲が当該公表に係るこれらの事項の範囲内のもの
(3) 前号に掲げる個人情報ファイルに準ずるものとして法令で定める個人情報ファイル
3 第1項の規定にかかわらず、記録項目の一部若しくは法第74条第1項第5号若しくは第7号に掲げる事項を個人情報ファイル簿に記載し、又は個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載することにより、利用目的に係る事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認めるときは、その記録項目の一部若しくは事項を記載せず、又はその個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載しないことができる。
(開示請求に係る手数料等)
第21条 法第89条第2項の規定により納付しなければならない手数料の額は、無料とする。
2 法第87条第1項の規定による保有個人情報開示を受ける者は、開示の実施に当たり、現に要する実費を負担するものとする。ただし、理事長は、公益又は公共の利益のため必要があると認めるときは、当該実費を免除し、又は減額することができる。
(開示請求の手続)
第22条 法人が保有する個人情報について開示請求があった場合は、次の各号に定めるところにより受け付けるものとする。
2 別に定める書面に、法第77条第1項各号に掲げる事項の記載を記載するものとする。
3 開示請求を受けるときは、開示請求者に開示請求に係る保有個人情報の本人であることが確認できる書類(開示請求者が本人の法定代理人であるときはその資格を証明する書類)の提示等を求めるものとする。
(開示の検討)
第23条 保有個人情報の開示を検討するに当たって、必要な事項は委員会で諮るものとする。
(開示決定等の通知)
第24条 開示請求に係る保有個人情報の開示決定等をしたときは、別に定める書面により当該開示請求者に通知するものとする。
(開示決定等の期限)
第25条 開示決定等は、開示請求があった日から14日以内にしなければならない。ただし、法第77条第3項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
(1) この条の規定を適用する旨及びその理由
(2) 残りの保有個人情報について開示決定等をする期限
(訂正請求及び利用停止請求の手続)
第27条 第22条の手続きに準ずる。請求様式は別に定める書面による。
(訂正及び利用停止の検討)
第28条 第23条の検討方法に準ずる。
(訂正及び利用停止決定等の通知)
第29条 第24条の通知方法に準ずる。
(訂正決定等の期限)
第30条 訂正決定等は、訂正請求があった日から14日以内にしなければならない。ただし、法第91条第3項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
(利用停止決定等の期限)
第31条 利用停止決定等は、利用停止請求があった日から14日以内にしなければならない。ただし、法第99条第3項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
(行政機関等匿名加工情報の作成及び提供等)
第32条 法第107条の規定に従い、行政機関等匿名加工情報(行政機関等匿名加工情報ファイルを構成するものに限る。)を作成し、提供することができる。
(特定個人情報等の取り扱い)
第33条 個人情報及び個人関連情報又は個人データが特定個人情報等に該当する場合、この規程の他別に定める「公立大学法人長岡造形大学特定個人情報等取扱要領」によるものとする。
附則
1 この規程は、令和5年4月1日から施行する。
2 公立大学法人長岡造形大学個人情報保護に関する規程(平成26年4月1日施行)は、廃止する。
3 長岡造形大学無料職業紹介事業における個人情報適正管理規程(平成26年4月1日施行)は、廃止する。