(目的)

第1条　この規程は、公立大学法人長岡造形大学(以下「法人」という。)における文書の取扱いに関し、必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)

第2条　この規程おいて次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書の処理及び作成の原則)

第3条　文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるように努めなければならない。

(課長の職責)

第4条　課長は、職員等の文書の処理その他文書に関する事務がこの規程に基づいて、適正かつ速やかに処理されるよう、その指導に努めなければならない。

(文書事務の総括)

第5条　総務課長は、文書の処理その他文書に関する事務がこの規程の定めるところにより的確に行われるよう課長を指導し、文書に関する事務を総括する。

(文書の閲覧等)

第6条　文書は、職員等以外の者に謄写若しくは閲覧をさせ、又はその写しを与えてはならない。ただし、理事長の許可を得たときは、この限りでない。

(文書の大学外持出し)

第7条　文書は、大学外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を管理する課長の許可を得たときは、この限りでない。

(文書件名簿等)

第8条　課に文書件名簿を、総務課に金券配布簿及び書留配布簿を備え付けるものとする。

(事務局に到達した文書の収受及び配布)

第9条　事務局に到達した文書及び物品の収受及び配布は、総務課が次に掲げるところにより行う。

(文書の受理)

第10条　配布を受けた文書及び物品は、主管課又は名宛人において全て開封し、収受日付印を押すとともに、必要に応じ文書件名簿に登載しなければならない。

(受理文書の処理)

第11条　主管課において受理した文書は、直ちに課長の閲覧を受けなければならない。

(郵便料金未納文書の取扱い)

第12条　郵便料金の未納又は不足の文書が送達されたときは、付せんを付して送り返さなければならない。ただし、主管課の課長が必要と認めた文書に限り、その料金を支払って受領することができる。

(起案)

第13条　事務の処理は、全て文書によるものとし、その起案は、起案用紙を用い、決裁区分等を明らかにしなければならない。

(供覧)

第14条　受理した文書が、前条の規定による処理を必要とせず、単に供覧によって完結するものは、当該文書の上部余白に「供覧」と記載し、関係者に供覧するものとする。

(起案書の作成)

第15条　起案書には、処理案の前に件名及び起案要旨を簡明に記載し、関係法令その他参考となる事項又は文書をその末尾に付記し、又は添付しなければならない。

(回議)

第16条　起案書は、決裁区分の定めるところにより順次直属の上司を経て理事長その他の決裁責任者の決裁を受けなければならない。

(合議)

第17条　起案の内容が他の課等に関係のあるものについては、特に合議を必要とするものに限り、関係の課長等に合議するものとする。

(起案内容の修正)

第18条　起案書の記載事項のうち、用字、用語、文体等の記載を除き、その内容を修正したときは、その箇所に認印しなければならない。

(決裁年月日)

第19条　決裁済みの起案書(以下「原議」という。)は、決裁者又は起案者において、所定欄に決裁年月日を記入しなければならない。

(文書の施行)

第20条　原議は、特別の理由がある場合を除くほか、直ちに浄書その他の手続を経て施行しなければならない。

(浄書)

第21条　浄書を要する文書は、主管課において浄書するものとする。

(公印の押印)

第22条　公印を使用するときは、公印を押印する発送文書に原議を添えて、公立大学法人長岡造形大学公印規程に規定する保管責任者に提示し、その承認を受けなければならない。ただし、次に掲げる文書には、公印を押印しないことができる。

(せん孔による処理)

第23条　前条第2項の規定により割印をすることとされる証明書で、同一事案に関し一時に大量に又は継続的に発生するものについては、割印に代えて、せん孔による処理をすることができる。

(発送文書)

第24条　文書を発送するときは、主管課に備付けの文書件名簿に記載し、文書番号を記載しなければならない。ただし、簡易な文書についてはこの限りでない。

(文書の発信者名)

第25条　文書の発信者名は、事案の軽重又は宛先の区別により、理事長名、公立大学法人名、副理事長名、学長名、事務局長名又は大学名を用いるものとする。ただし、軽易なもの又は内部的なものは、課長名又は課名等を用いることができる。

(文書の保存)

第26条　文書は、常に整理され、組織的な管理の下に置かれなければならない。

(保存文書目録等)

第27条　当該年度において保存を開始する文書(保存期間が1年を超えない文書を除く。)について、保存文書目録を主管課において作成し、総務課長に提出しなければならない。

(文書の保存期間)

第28条　文書の保存期間は、法令その他別に定めがある場合を除くほか、別表のとおりとする。

(文書の廃棄)

第29条　保存期間を経過した保存文書は、廃棄するものとする。ただし、廃棄時において主管課の課長が特に認めたときは、保存期間を延長することができる。

(委任)

第30条　この規程に定めるものの他、文書の処理その他文書に関する事務について必要な事項は、別に定める。